Производство и продажа ПВХ окон *

Любой технологический процесс, особенно в производстве, требует предельной четкости поставленных задач, контроля исполнения заданий на всех этапах производства, предоставления управляющим лицам информации о действиях исполнительного персонала. Кроме того, программа автоматизации позволяет наладить формализованную коммуникацию всех участников производства и снизить влияние человеческого фактора на всех этапах взаимодействия с клиентом.

Кроме грамотного учета и удобной отчетности, одним из важнейших факторов успеха может послужить обыкновенный выходной документ для клиента или контролирующей организации. Лист бумаги, как результат вашего взаимодействия, который выдается клиенту, может сказать очень многое как о вас, так и о вашем бизнесе. Кроме того, эффективность всей компании может стоять под угрозой, если документы подготавливаются дольше, чем готов ждать клиент.

Основные функции и возможности программы

• оформление заказов, регистрация данных по клиенту;
• регистрация всех действий с клиентом и назначение ответственного;
• фиксация данных по замерам;
• расчет стоимости производства, доставки и учет доп. расходов;
• печать бланков замеров и коммерческого предложения;
• формирование договоров с заказчиком двух типов;
• оформление заказа на производство;
• контроль сроков готовности на производстве;
• оформление задания на монтаж со всеми сопутствующими документами;
• формирование счетов и товаро-транспортных накладных;
• постановка задач с привязкой и без привязки к заказу;
• фиксация ошибок сотрудников.

---

Краткая инструкция по работе с программой

Регистрация входящей заявки в форме "Сделка". Отмечаются: время заявки, какой менеджер принял, откуда она поступила (из газеты или интернет-поисковика). Присваивается номер с указанием даты и источника заявки (из интернета, по звонку, на встрече или иное). Фиксируются ФИО клиента и его контактные данные. В этой форме, в ходе исполнения заявки устанавливается стадия, на которой находится сделка (контакт, замер, расчет, согласование, договор, отказ). В случае отказа ставится отметка и указывается причина. Для контроля за результатом и его отличий от ожидаемого вносится информация о планируемой стоимости и прибыли.

В этой же форме, на вкладке "Действие с клиентом" (расположенной под контактной информацией), добавляются все действия с клиентом, которые оформляются в виде задач. Сюда записываются телефонные разговоры, встречи, результаты переписки, оформленные договоры и прочие действия. Фиксируется ответственный, дата и время события, что планируется сделать по результату и примечание. На второй вкладке этого окна "Выполнение", отмечаются: выполнена ли задача, когда и кем, а также отчёт о выполнении. Последней задачей может быть только заключение договора или запись об отказе от сделки.

На вкладке "Замер" для сделки указывается информация от клиента на замер оконных конструкций, полученная менеджером при первом контакте. Эти данные требуются для того, чтобы по конкретным размерам составить смету на работу и материалы. В дальнейшем, вся внесённая информация печатается на специальных бланках в форме "Замер". Там же указывается отметка о выполнении замера.

Вкладка "Заказ". В открывшейся форме, на первой вкладке, вносятся данные по количеству изделий, требуемых элементах монтажа, примечания (ББ - Балконный Блок). Прикладываются сканы замера и расчета стоимости изделий, которые потребуются для производства окон. На вкладке "Расчет заказа" определяется цена производства, прикладывается файл спецификации, указывается процент надбавки. В результате - рассчитывается прибыль по заказу. На вкладке "Доставка и монтаж" указываются километраж для доставки, сумма прочих расходов и сумма надбавки. На основании внесенных данных рассчитываются доставки, монтажа, откосов и ленты, а также стоимость заказа без монтажа и доставки и общую сумму заказа. На вкладке "ТТН" вычисляются данные по цене заказа, стоимости материалов, сумме НДС и массе груза, которые требуются для формирования товаро-транспортной накладной.

В форме "Замеры" располагается список всех замеров, составленных для сделки. В форме "Сделки" формируются коммерческое предложение и списки сделок, а в форме "Замеры" - две стороны бланка замеров и список замеров.

 

После согласия клиента на подписание договора, в форме "Заказ" выбирается требуемый заказ из списка активных и оформляется договор, который добавляется на вкладках "Договор Ч" или "Договор Б". При необходимости сумму договора можно изменить в большую сторону, но она не может быть меньше чем сумма заказа. Также указывается вариант предоплаты: сумма или в процентах.

В случае подписания договора, на вкладке "Производство", оформляется заказ с указанием всей информации для производства окон: номер заказа, производитель, дата готовности, цена производства, а также прикрепляются дополнительные файлы с данными о задании на производство. На вкладке "Монтаж/Отгрузка" в дальнейшем будут указана информация кем и когда выполнен монтаж окон, а также стоимость доставки, монтажа, откосов, отзыва и дополнительных расходов.

Все заказы, отправленные в производство, находятся в форме "Производство". Здесь отслеживаются сроки готовности и назначаются даты монтажа или отгрузки.

После назначении даты монтажа/отгрузки тут вносятся данные для расчета итоговой суммы и ставится отметка о выполнении работ. На основании введенных данных формируются форма задания на монтаж, акты выполненных работ, бланк для отзыва клиента, акты сдачи/приемки товара.

     

В группе "Договора", для договоров каждого года, вносятся суммы, полученные по каждому договору от клиента.

Группа "Бухгалтерия": в форма "ТТН" формируются данные для товаро-транспортной накладной как для физических лиц, так и для юридических. В форме "Оплата", используя фильтры по дате, можно получить и распечатать список оплат. В форме "Расчет прибыли" создаются записи для расчета прибыли и формирования отчётного документа. В форме "Счет" осуществляется формирование и печать счетов.

 

В форме "Новая задача" можно добавить задачу сотруднику без привязки к конкретному заказу и клиенту. В форме "Задачи" отображается список всех активных задач как привязанных к заказу, так и поставленных отдельно. Тут же выставляется признак выполнения. Также формируется документ со списком активных задач с фильтрацией по ответственному, клиенту, его номеру телефона, по дате исполнения и выполнившему задачу.

 

Форма "Косяки" содержит список всех не точно выполненных действий сотрудников, а также частично либо полностью не выполненные действия, информация по которым учитывается при расчёте заработной платы.

Проект настраивается для многопользовательской работы по сети с разграничением прав доступа каждому сотруднику.