Программа учета аренды недвижимости *

Программа учета аренды недвижимости предназначена для комплексного управления объектами недвижимости: ведения базы данных арендаторов, учета договоров аренды, учета движения денежных средств, обслуживания объектов недвижимости и т.д. Программу можно использовать для учета аренды в бизнес-центрах, торговых центрах, рынках, паркингах, автостоянках, складах и т.д., т.е. в любом бизнесе, связанном с арендой недвижимости. Программа является простой и интуитивно понятной для пользователя, имеет удобный интерфейс. Использование программы позволяет сэкономить время и энергию, которые обычно тратятся на рутинные дела, связанные с управлением объектами недвижимости. Вследствие чего Вы сокращаете расходы и увеличиваете прибыль Вашей организации.

Описанный проект – это программа учета аренды офисного здания. Программа построена на базе конструктора Руна, что позволяет в кратчайшие сроки адаптировать и настроить ее с учетом особенностей Вашего бизнеса.

Основные функции и возможности программы

• каталог офисных помещений со схемой, общим планом и фотографиями;
• справочник услуг и единиц измерения;
• база арендаторов с контактной информацией;
• форма договоров аренды и сопутствующих документов в MS Word;
• форма счетов на оплату аренды и услуг в MS Word;
• регистрация платежей и привязка к счетам;
• отчеты по свободным и арендованным помещениям;
• список договоров с истекающим сроком действия;
• общий баланс и с даты по арендаторам;
• список должников;
• история аренды по арендаторам и помещениям с экспортом в MS Excel.

---

Краткая инструкция по работе с программой

В программе есть каталог всех офисных помещений (Справочники - Помещения), которые сдаются в аренду. Для быстрого поиска офиса по номеру или по этажу используется фильтр, в который можно добавить любой критерий по помещению. Справа отображается детальная информация выделенной записи в списке. Офисные помещения характеризуются следующими признаками: номер, этаж, площадь, стоимость 1 кв. метра, номер телефона, примечание, схема и размещением на общем плане этажа. Набор признаков может быть добавлен любым количеством необходимых параметров. При необходимости, список офисных помещений, как и списки других объектов программы учета аренды, можно импортировать из внешнего источника данных.

Каждому офисному помещению можно добавлять неограниченное число фотографий и рисунков. Это позволяет продемонстрировать офис Вашему будущему арендатору не отходя от компьютера.

 

Кроме каталога помещений в разделе Справочники содержится список оказываемых услуг с указанием наименования, единиц измерения и стоимостью за единицу.

 

База данных по арендаторам содержит необходимую информацию для составления договоров: краткое и полное наименования, в лице кого и на основании чего действует организация, юридический и почтовый адреса, телефоны и e-mail, примечания, а также юридические реквизиты: ОГРН, ИНН, КПП, расчётный и корр. счета, банк. Отмечается дата регистрации клиента. Также форма содержит список контактов по каждому арендатору с указанием ФИО, должности и телефона. Быстро найти нужного контрагента можно по краткому названию. В фильтр также можно добавить любой параметр или исключить не нужный.

Если отношения с арендатором завершены, то ему устанавливается признак неактивности и он автоматически исключается из общего списка. При необходимости получить информацию из архива, достаточно перевести фильтр списка записей "Активный" в состояние "нет" или пустое.

Форма учета договоров аренды (Договора) служит для регистрации всех данных по арендодателю и арендуемым помещениям, а также для составления и печати документов договора, дополнительного соглашения и соглашения о расторжении договора. Пользователь программы может сам добавлять необходимые документы, созданные на базе шаблонов MS Word/Excel или OpenOffice/LibreOffice Writer/Calc. Фильтрацию списка записей по договорам можно осуществлять за период, по состоянию или по арендатору. При создании записи для договора указывается информация: номер, дата заключения и срок действия, арендатор, страховой взнос. После этого формируется список арендуемых помещений, из которого суммируется общая арендуемая площадь и вычисляется сумма аренды за месяц. Необходимые для печати документы открываются по кнопке "Документы". Выбрав необходимый и сформировав документ, его можно распечатать или послать по электронной почте.

 

Для выставления счета за аренду и оказанные сопутствующие услуги служит форма "Счета". При создании счёта автоматически устанавливается месяц, за который оказывается оплата. После выбора арендатора, при установке договора, для которого выставляется счет, предлагаются только активные договора данного арендатора. После определения договора, в форму подставляется арендуемая площадь и стоимость аренды, которые можно изменить при необходимости. Если платежа по счету нет, то поле "Платёж" оставляется пустым. Список счетов фильтруется за период, по состоянию и арендатору.

 

Форма "Платежи" служит для регистрации оплаты и привязки к счету. При создании записи по платежу, указывается дата и арендатор. При выборе счета на оплату, в список выбора счета подставляются только не оплаченные счета указанного арендатора. После выбора счета, к которому осуществляется привязка оплаты, в поле "Платёж" на форме "Счета" добавится ссылка на данную оплату. Историю счетов можно отфильтровать за период и по арендатору.

В разделе "Отчёты" размещается информация, требуемая для принятия управленческих решений. Форма "Свободные помещения" содержит список площадей, доступных для предоставления в аренду. Форма "Арендованные помещения" дает информацию о занятых площадях.

 

Форма договоров с истекающим сроком действия отображает список тех, у кого он заканчивается по указанную дату, которая по умолчанию установлена на 30 дней вперед от текущей. Общий баланс по арендаторам показывает баланс по каждому и общую сумму за всю историю аренды. Баланс по арендаторам с даты рассчитывается с указанной даты в фильтре, что позволяет отбросить неактуальную информацию. Название формы "Список должников" говорит сама за себя.

 

 

Форма отчета "История аренды" предоставляет возможность получить архивные данные как за период, так и по каждому арендатору или по конкретному помещению. Результат полученного отчета можно экспортировать в документ MS Excel для печати или отправки по e-mail.

 

Существующие отчеты можно удалить, если они не требуются, или дополнить своими при необходимости. Для всех отчётов можно подготовить шаблоны в формате MS Word/Excel или OpenOffice/LibreOffice Writer/Calc для формирования печатных документов или для экспорта в другие программы, например в 1С.

Программа может применяться для автоматизации бизнес-центров, торговых центров, рынков, офисных зданий, складских помещений, паркингов, автостоянок и других объектов недвижимости. Ее можно быстро адаптировать под Вашу деятельность с учетом особенностей Вашей организации. Программа поможет Вам сэкономить массу времени, сил и энергии! А также поможет сократить Ваши затраты, повысить уровень обслуживания и, как следствие, увеличить прибыль Вашей организации.