Программа для магазина *

Программа для магазина предназначена для автоматизации деятельности небольшого розничного магазина, торговой точки, интернет-магазина. Программа простая и интуитивно понятная для пользователя, с удобным пользовательским интерфейсом. При этом она очень функциональна, т.к. обеспечивает учет товаров в магазине, на складе, учет денежных средств, учет клиентов, поставщиков и т.д. Использование программы позволяет сэкономить время и энергию, которые Вы тратите на ведение вашего бизнеса. Как следствие, вы получаете существенную экономию денег.

Основные функции и возможности программы

• справочники товаров общим списком и по группам;
• добавление изображений для каждого товара;
• печать прайс-листа на все товары и на каждую группу в MS Excel;
• списки производителей продукции, банков, единиц измерения;
• список типов доходов и расходов;
• список процентов скидок и сумм оплат, при которых клиенту подымается процент;
• база данных поставщиков товаров;
• поступления от поставщиков со списками товаров;
• текущий баланс по поставщикам и за период;
• список поставщиков, перед которыми имеется задолженность за поставки;
• список продавцов магазина с указанием процента от продаж;
• общая сумма заработка по продавцам и за период;
• задолженность по оплате заработной платы менеджеров;
• база данных клиентов магазина;
• форма покупок со списком товаров и платежами;
• формирование товарного чека для покупки в MS Word;
• история всех платежей покупателей;
• приходный кассовый ордер в MS Word;
• возвраты товара от покупателей с печатью расходного кассового ордера в MS Word;
• общий баланс по покупателям и за период;
• список покупателей-должников;
• назначение нового процента скидки для покупателей, превысивших размер старого лимита;
• расходы магазина с фильтром за период и по статьям расходов, печать РКО в MS Word;
• отчет по текущему остатку товаров на складе магазина;
• отчет по продажам товара за период, по продавцам, покупателям и др.;
• общий баланс по статьям расхода/дохода и за период;
• возможность многопользовательской работы в локальной сети и через Интернет;
• быстрая настройка программы под требования заказчика.

---

Краткая инструкция по работе с программой

В разделе "Справочники", в формах "Категории товаров" и "Товары" вносятся данные по товарам, которыми торгует организация. В первой форме изначально выбирается категория товаров, а затем в списке, соответствующим данной категории, добавляется новый товар. Во второй форме можно добавить товар в общий список, указав при этом какой группе он соответствует. Для данной версии проекта товару установлены следующие параметры: штрих-код, категория, название, производитель, единица измерения, цены покупки и продажи, дополнительное описание. Также допускается прикрепление одного файла с изображением. Пользователь сам, при необходимости, может добавить для товара нужное число параметров и фильтрацию по ним для быстрого поиска. В форме "Товары" имеется возможность импорта большого числа записей из файла формата .csv, который открывается при помощи MS Excel, OO/LO Calc и другими программами. В этой же форме можно распечатать прайс-лист на товары, которые показываются на основании заданного фильтра, для печати в MS Excel или Word. Таким образом можно формировать прайс-листы на каждую группу товаров.

 

В остальных формах раздела "Справочники" содержатся дополнительные данные. В форме "Производители" указываются производители продукции, а в форме "Единицы измерения" - шт., уп., к-кт и другое. В форме "Банки" вносится информация по банкам, которые используются у клиентов. В "Статьи" составляется список типов статей расходов и доходов с указанием типа. Форма "Скидки" содержит список процента скидки для клиента с указанием суммы, при превышении которой данные по клиенту будут отображаться в форме "Поднять скидку". Применение этой формы будет описана ниже.

 

 

В разделе "Поставки" первой формой идет база данных по поставщикам продукции, реализуемой в магазине. Для каждого поставщика хранится необходимая информация по контактам, а также для формирования документов: директор, главный бухгалтер, менеджер или другое контактное лицо, юридический и фактический адреса, телефоны, факс, электронная почта, ИНН, КПП, расчетный счет и банк. При необходимости пользователь может сам быстро добавить другие данные, фильтрацию по ним, а также документы в MS Word/Excel, которые могут понадобиться для работы, например: договора, заявки и прочие.

В ходе работы все поступления товаров вносятся в форму "Поступления". Первой вносится информация о дате поступления и кто является поставщиком. Номер устанавливается автоматически, а общая сумма рассчитывается из списка внесенных товаров. Затем наполняется список товаров, которые идут в поступлении. Для товара указывается штрих-код, категория товара, наименование, производитель, единица измерения, стоимость за единицу и количество. Сумма по каждому товару рассчитывается автоматически. Таким образом в программе хранится вся история поставок, информацию по которым можно быстро получить с помощью фильтров за период и по каждому поставщику.

В формах "Общий баланс по поставщикам" и "Баланс по поставщикам за период" можно получить текущее состояние баланса со всеми поставщиками и итоговую сумму по магазину, а также баланс за указанный период для сверки данных с контрагентами. Форма "Задолженности поставщикам" содержит оперативное состояние только по задолженности перед поставщиками товаров. При необходимости всем отчетам можно добавить экспорт в Word или Excel.

   

Список всех менеджеров магазина расположен в форме "Продавцы" раздела "Продавцы". Для каждого менеджера вносятся все персональные данные, которые могут понадобиться в работе: ФИО, дата рождения, E-mail, адрес, телефон и примечания. Указывается процент от продаж, который начисляется продавцу. В случае увольнения сотрудника ему ставится признак неактивности. Можно быстро открыть любой удобный картографический сервис для получения месторасположения адресата, а также сформировать письмо в один клик по кнопке справа от электронного адреса.

Аналогично данным по поставщикам можно получить данные по менеджерам магазина: общую сумму заработанную каждым продавцом, заработок продавцов за указанный период, сумму задолженности по каждому продавцу и общую сумму, которую требуется выплатить в качестве заработной платы.

   

В форме "Покупатели" одноименного раздела содержится база данных по всем клиентам магазина. По каждому клиенту можно указать ФИО, статус (разовый, редкий, частый, постоянный), дату рождения, адрес, телефон и E-mail. Имеется возможность присвоить номер персональной карточки, а также установка размера скидки в зависимости от объема совершенных покупок. Как и для менеджера, можно быстро найти на карте расположение клиента по адресу и создать электронное письмо. Список клиентов можно фильтровать по имени, статусу или номеру карточки. Ничего не мешает пользователю добавить дополнительные поля и фильтры к ним.

В главном меню проекта, в форме "Покупки", вносятся данные о совершенной сделке с покупателем. С начала создается запись о покупке, где указывается дата и покупатель. При выборе покупателя из базы данных, в поле скидки для покупателя подставляется установленный для него процент по умолчанию, который можно изменить при необходимости. Затем указывается менеджер, осуществивший операцию, для которого также подставляется установленный для него процент от продажи. При работе в многопользовательском режиме данные о менеджере подставляются автоматически в соответствии с вошедшим в систему. Далее в нижнем списке формы создается список товаров, которые приобретает покупатель. В базе данных товаров выбирается продукт, который можно быстро получить при помощи подключенного считывателя штрих-кода, подставляется цена товара (которую также можно изменить при необходимости) и указывается проданное количество. В детализации покупки при этом суммируется общая стоимость с учетом скидки для клиента и рассчитывается сумма заработка менеджера. По завершении формирования покупки формируется товарный чек в MS Word. На вкладке "Оплата покупки" вносятся платежи, осуществленные покупателем. Историю покупок можно отфильтровать за период, по покупателю или продавцу.

 

 

Из списка "Оплата покупки" формы "Покупки", можно перейти по правой кнопке на запись с оплатой, к форме "Оплата покупок". При этом будет автоматически выделена требуемая запись в общем списке. На основании данной записи можно сформировать приходный кассовый ордер на получение наличных средств от покупателя в MS Word для последующей распечатки. В самой форме можно отфильтровать список записей за период и по покупателю для получения истории платежей.

 

Форма "Возврат" служит для внесения данных по возврату товара от покупателя и выплате наличных средств. Указывается дата возврата и от кого, устанавливается ссылка на запись о покупке с информацией о дате продажи и скидке, выбирается товар и цена продажи. С учетом скидки при продаже, рассчитывается сумма возврата и вносится сумма, выданная покупателю, которая при необходимости может быть изменена. На основании введенных данных печатается расходный кассовый ордер в формате MS Word.

 

Возвращаясь к разделу "Покупатели", можно получить текущий баланс по всем покупателям за весь период, баланс по покупателям за указанный период и список должников. В форме баланса за период можно указать одну начальную дату - при этом в отчет попадут все данные, начиная с указанной даты. Если указать только конечную дату, то результат будет получен на основе всей информации по указанную дату. Если указать начальную и конечную дату - результат будет получен в указанных границах.

   

В форме "Поднять скидку" содержится список покупателей, чья сумма покупок превысила установленный размер для получения более высокой скидки (размеры процента скидок устанавливаются в форме "Скидки" раздела "Справочники"). В списке содержатся те записи, в которых сумма покупок превышает установленный лимит для процента, назначенного покупателю. Открыв на изменение запись с покупателем, ему меняется новое значение процента скидки. После сохранения изменения, запись с данным покупателем убирается из списка.

Форма "Расходы" служит для внесения данных по расходам, осуществляемых магазином. При создании записи о расходе указывается номер, дата, сумма и статья расхода. Если расход был связан с поставкой товара, то указывается поставщик, а если продавец - то выбирается менеджер. Историю расходов можно отфильтровать за период и по статье расхода. В нижней части списка записей отображается общая сумма расходов на установленный фильтр. На основании шаблона MS Word формируется документ расходного кассового ордера.

Раздел "Отчеты" содержит некоторые формы, которые требуются для получения оперативной информации по работе магазина. Форма "Остатки товара" содержит информацию по числу поступившего товара, проданного, возвращенного, а также расчетному остатку на складе магазина. При большом количестве записей в отчете удобно применить фильтр по штрих-коду, категории, названию или производителю. Используя сканер штрих-кодов, можно мгновенно получить остаток по нужному товару.

Форма "Продажа товаров за период" служит для получения данных о проданном товаре, список которого можно фильтровать за период, по продавцу, по покупателю, с учетом названия, штрих-кода и по категории. В нижней части списка отображается сумма проданного товара с учетом установленного фильтра. При необходимости можно добавить экспорт полученного отчета в документ MS Word/Excel или OpenOffice/LibreOffice Writer/Calc.

Формы "Общий баланс по статьям" и "Баланс по статьям за период" дают пользователю программы картину по общей сумме на каждую статью дохода и расхода. Первая форма служит для получения оперативной информации с общим текущим балансом по магазину, а вторая - с итогом за указанный период.

 

Представленный демонстрационный проект можно использовать как для индивидуальной работы на любом компьютере, так и для многопользовательской работы в локальной сети и через Интернет. Для подобной работы не понадобится дополнительное оборудование или хостинг, выделенный сервер, а соответственно и лишние расходы. Серверная база данных может быть размещена на любом компьютере, имеющем доступ в Интернет, как на жестком диске, так и на съемном носителе.

Назначенные уровни доступа для каждого сотрудника магазина позволят разграничить права и контролировать внесение или изменение данных во всей организации. При этом гарантируется более высокая степень сохранности информации и полностью блокируется возможность нарушения структуры данных программы.