Учет в рекламном агентстве *

Руководитель любой организации прекрасно понимает, что успех в любом бизнесе, в том числе и в рекламе, складывается не только из уникальных идей, продуктов, хороших работников. Они, безусловно, составляют значительную часть успеха. Но чтобы получить эффект от этих факторов в виде прибыли, необходимо хорошо настроить их взаимодействие между собой. В этом и заключается задача менеджера. Автоматизация в этом процессе играет далеко не последнюю роль, потому что она позволяет работникам и руководителям заниматься своими делами, а всю рутинную и сопутствующую работу делает программа. Не самостоятельно, конечно, делает. С ней тоже нужно работать, но это занимает гораздо меньше времени и создает гораздо больше порядка как в работе каждого сотрудника, так и всей организации в целом.

Программа созданная на базе программного конструктора Руна предназначена для автоматизации учета заказов в рекламном агентстве, ведения базы клиентов и базы рекламных конструкций, прием и выполнение заказов, получение результирующих отчетов.

Основные функции и возможности программы

• справочник рекламных конструкций;
• общий справочник форматов, каталог городов с адресами, список типов услуг;
• списки специалистов агентства, единиц измерения и брендов клиентов;
• база данных клиентов агентства;
• услуги за наличный и безналичный расчеты;
• договора на оказание услуг по безналу и приложения в MS Word;
• оказание услуг за наличный расчет, товарный чек и ПКО в MS Word;
• договора на размещение рекламно-информационных материалов с приложениями;
• платежи от клиентов за оказанные услуги;
• отчёты по должникам, общий и за период по заказам с выводом в MS Word.

---

Краткая инструкция по работе с программой

В разделе "Справочники", в форме "Рекламные конструкции" содержится список всех носителей для наружной рекламы, находящейся в собственности агентства и предоставляемой клиентам в аренду. Данные по каждой конструкции содержат необходимую информацию: формат из предопределенного справочника, город и адрес, сторону, стоимость аренды в месяц, примечание и изображение. При необходимости данные можно пополнить или изменить требуемыми полями, а также увеличить число прикрепляемых изображений или фотографий. Поиск в базе рекламных конструкций можно производить по любой характеристике или по нескольким сразу. При необходимости можно произвести импорт списка из внешнего источника.

В этом же разделе содержится справочная информация по форматам рекламных конструкций, каталог городов с адресами, список типов услуг, списки специалистов агенства, единиц измерения и брендов клиентов. В программе можно добавить любые необходимые справочники и информацию в них. Все данные можно импортировать из внешних источников или экспортировать в формат .csv для загрузки в другие программы.

 

Форма "Клиенты" содержит базу данных клиентов рекламного агентства. На первой вкладке "Детализация" содержится общая информация о клиенте: наименование, признак активности, в лице кого и на основании чего действует организация, краткая подпись руководителя, юридический и физический адреса, телефон/факс и процент скидки. На вкладке "Реквизиты" содержится юридическая информация: ИНН/КПП, ОГРН, расчетный и корреспондентский счета, банк и БИК. Вкладка "Дополнительно" служит для информации по контакту контрагента и его должности, e-mail и примечания. На нижней вкладке "Бренды" содержится список рекламных брендов, используемых клиентом. Фильтр для списка контрагентов по умолчанию установлен для отображения активных. В случае необходимости можно перевести его в неактивные или сбросить, чтобы увидеть список всех заказчиков на услуги агентства. Как и в любом справочнике, тут возможно дополнение/изменение полей, а также экспорт/импорт данных для быстрой загрузки большого числа записей.

Для оформления договора на услуги по безналичному расчету служит форма "Услуги безналичный расчет" в разделе "Заказы БН". В создаваемой записи указываются номер и дата договора, состояние (активный, выполнен), признак оплаты (нет оплаты, частичная предоплата, оплачен), выбирается заказчик, определяется процент предоплаты и указываются сроки выполнения и гарантии. На вкладке примечаний вносится дополнительная информация. После формирования данных по договору можно сформировать документ в MS Word для печати или отправки по электронной почте. Список договоров можно фильтровать за период, по состоянию, по признаку оплаты или по клиенту, комбинируя эти условия. При необходимости пользователь сам может менять или дополнять данные договора и фильтров.

 

После создания данных о договоре, на вкладке "Приложения к услуге" создаются записи для каждого приложения к договору с указанием номера и даты приложения. После создания, по правой кнопке мыши на нужном номере, в открывшемся контекстном меню выбирается переход в форму "Приложения к услугам по БН". В списке записей открывшейся формы производится выделение требуемого приложения. На правой вкладке "Список услуг" добавляются записи по каждой услуге с указанием необходимых данных: номер услуги по порядку, наименование, выбирается единица измерения, указываются кол-во и цена с расчётом итоговой суммы по услуге. После заполнения или изменения списка услуг, по кнопке "Документы", формируется приложение к ранее сформированному договору оказания услуг по б/н в MS Word.

 

Для формирования документов при оказании услуг за наличный расчет служит форма "Услуги наличный расчет" в разделе "Заказы НАЛ". При создании записи вносятся данные: порядковый номер, дата услуг, состояние заказа (активный, выполнен), признак оплаты (нет оплаты, частичная предоплата, оплачен), указывается клиент из базы данных, на вкладке примечаний вносится дополнительная информация. На нижней вкладке формируется список оказываемых услуг. При задании цены на услугу можно указать процент скидки, который будет учтен в итоговой сумме. После заполнения всех данных формируются товарный чек на оплату и приходный кассовый ордер в MS Word. Фильтры в форме позволяют получить историю всех заказов за период, по состоянию исполнения или оплаты, и по клиенту в комбинациях.

 

Аналогично работе с формой "Услуги безналичный расчет" осуществляется оформление договоров на услуги по распространению рекламно-информационных материалов (РИМ). После заполнения данных по договору, в дочернем списке "Приложения к РИМ" создаются записи приложений. По правой кнопке осуществляется переход к форме "Приложения к РИМ", в которой заполняется список услуг. Список услуг содержит свои специфические данные: бренд, тип услуг, рекламная конструкция, стоимость, скидка для клиента, начало и окончание срока размещения, рассчитывается сумма услуги. Результатом этой работы становятся сформированные договор на оказание услуг и приложения к договору в MS Word.

 

 

Для внесения платежей от клиентов служит форма "Платежи". В записи по оплате указывается порядковый номер, дата платежа, сумма и клиент. Всю историю платежей можно отфильтровать за период, по выбранному клиенту или указав часть наименования клиента.

Раздел "Отчеты" содержит три формы: оперативный отчет по текущим должникам с общим долгом, общий отчет по всем заказам (НАЛ, БН, РИМ) с общими итогами, а также отчет по заказам за период. Все формы позволяют вывести результат в MS Word.

   

   

Данная программа для рекламного агентства является демонстрационной и может быть дополнена под требования заказчика за несколько дней. Возможны любые изменения существующей структуры данных и шаблонов документов.